plaats geen archief naast een verwarming, stookplaats of (computer)ventilator
de vloer moet stevig zijn, om tonnen papier te kunnen dragen
de muren moeten glad zijn
scherm af tegen direct zonlicht, kleef eventueel UV-werende folie op de
vensters
vermijd waterleidingen, verwarmingsbuizen door de ruimte
Papier is een uitstekende brandstof. Zorg voor een goede brandweerstand, zodat
het vuur zich niet te snel kan uitbreiden. Zorg ook voor brandwerende deuren
(minimum 30 minuten)
Zet op verschillende plaatsen CO2-blussers. Deze zijn veilig voor uw archief,
maar hebben spijtig ook maar een kleine capaciteit.
6.2 beveiliging
zorg voor voldoende beveiliging tegen ongeoorloofde toegang, zeker wanneer
er privacy-gevoelige gegevens of belangrijke stukken worden bewaard.
Er moet voldoende controle zijn op de toegang tot de archiefruimte.
Spreek duidelijk af, wie er toegang heeft tot de archiefruimte en vermijd
rondslingerende sleutels
Zorg ook op het elektronisch gedeelte (computer-bestanden)
van het archief, voor stevige paswoorden ,
zorg voor een virusscanner en zet de permissies voldoende veilig.
6.3 binnenklimaat
Een archiefruimte moet een geschikt binnenklimaat bezitten, met een temperatuur
rond de 18C en een relatieve vochtigheid tussen 50 en 55%. Nog belangrijker is
dat abrupte schommelingen worden vermeden. Door deze schommelingen treden er
micro-scheurtjes op in het papier, wat bros papier tot gevolg heeft.
Vermijdt abrupte klimaatsschokken door de deuren niet langer dan nodig te laten
openstaan.
Als er een keuze moet gemaakt worden tussen een stabiele temperatuur of een
stabiele vochtigheid, geef dan prioriteit aan het laatste.
Voor het binnenklimaat van een digitaal archief (computerbanden, CD-roms,
DVD's, ...) wordt ook een temperatuur van 18C voorgeschreven, maar met een
vochtigheid van 40% !!
6.4 inrichting
verlichting :
ideaal is een verlichting met een lichtsterkte van 200lux op vloerniveau en een
lage UV-straling (maximaal 75 microwatt per lumen)
tip : plaats geen dossiers of documenten direct onder of naast lichtarmaturen om
lichtschade en brandgevaar te vermijden
planten horen niet thuis in een archief.
verrijdbare stellingen zijn een grote investering, maar kunnen de
capaciteit van een ruimte wel verdubbelen. kies voor handmatig bedienbare
systemen. Zorg wel voor voldoende luchtcirculatie tegen schimmels.
vaste stellingen (kasten) :
kies voor metalen kasten, met in hoogte verstelbare leggers.
Hout en kunststof houden een groter brandgevaar in.
Hout verhoogt ook de kans op schimmels en insecten, maar stoot daarenboven
continue zuren uit
grootte :
Zorg voor voldoende plaats ook voor het archief wat er nog komen zal. Hou
eventueel rekening met de hoeveelheid die zal vernietigd worden
6.5 reiniging
Stof en vuil trekken micro-organismen en insecten aan. Het advies luidt om
enkele malen per jaar de vloeren en de lege archiefstellingen met behulp van een
vochtige doek te reinigen en eenmaal per drie jaar alles met een hoog-efficiente
stofzuiger te reinigen.
Gebruik geen schoonmaakmiddelen met oxiderende stoffen zoals chloor of
bleekwater.
Heb je alleen maar een gewone stofzuiger, span dan een gaas voor de mond van de
stofzuiger om eventuele kleine afgescheurde stukjes papier tegen te houden.
