Wanneer een bepaald project of jaargang is afgewerkt, zoals vb :
een bepaalde tentoonstelling
boekhouding 2007
een afgewerkt personeelsdossier
...
Of wanneer u de sterrenwacht verlaat :
persioen,
andere werkgever,
einde van een project
ontslag
...
nota : als uw werk door een andere werknemer wordt overgenomen, hoeft u
vanzelfsprekend dit deel niet te archiveren.
2.2 over welke stukken gaat het
Alle documenten die worden gemaakt of ontvangen in het kader van uw
opdracht, behoren in principe tot het openbaar domein. Ze zijn dus geen
persoonlijke eigendom. Ze mogen in geen geval mee naar huis worden
meegenomen wanneer u de Sterrenwacht uit dienstverband treedt. De grens
tussen wetenschappelijk archief in dienstverband enerzijds en archief in
het kader van de werkzaamheden voor persoonlijk wetenschappelijk
onderzoek anderzijds is soms vaag. Bij twijfel licht u de directeur in
over welke documenten het gaat.
2.3 hoe - waar op letten
Het is erg belangrijk ervoor te zorgen dat archiefstukken in goede,
geordende en toegankelijke staat doorgegeven worden.
Als het voor de archivaris niet duidelijk is, waarover de stukken gaan, of
welke stukken/mappen/dossiers samen horen, zullen de personen die in de
toekomst uw archief zouden raadplegen er ook niet uit wijs geraken.
2.4 verpakken
U kan bij de archivaris de nodige verpakkingsmaterialen verkrijgen.
Wel zouden we er u op willen wijzen, dat elke drager zijn eigen zwakke
punten heeft. Voor documentatie hieromtrent lees de pagina over de
diverse soorten dragers.
De meest voorkomende drager is momenteel nog altijd papier. Hier zouden we even
willen aanstippen, dat het zeer belangrijk is, om alle metaal (paperclips,
nietjes, ringmappen met metalen houders, ...) en plastiek (kaftjes,
tussenschotten, hoesjes) te verwijderen en eventueel te vervangen door niet
schadelijke hulpmiddelen. Deze zijn te verkrijgen bij de archivaris.
